Problem
Die i-unit group stand vor mehreren internen Herausforderungen, die die Effizienz und Effektivität ihrer Operations beeinträchtigten. Dazu gehörten die schwierige Informationsweitergabe über alle Standorte hinweg, die unzureichende Verteilung und Auffindbarkeit von multimedialen Inhalten, signifikanter Know-How Verlust und ein hoher Zeitaufwand für die Schulung von Prozessen.
Herausforderung
Mit Mitarbeitern an fünf unterschiedlichen Standorten und einer wachsenden Menge an internen Dokumenten und Schulungsmaterialien sah sich die i-unit group mit der Notwendigkeit konfrontiert, eine Lösung zu finden, die eine effektive und effiziente Informationsverteilung ermöglicht. Die zentrale Herausforderung bestand darin, eine Plattform zu schaffen, die nicht nur die interne Kommunikation verbessert, sondern auch die Inhalte übersichtlich sortiert und leicht auffindbar macht, um den Know-How Verlust zu minimieren und den Onboarding-Prozess neuer Mitarbeiter zu beschleunigen.
Lösung
Die Antwort auf diese Herausforderungen fand die i-unit group in der Entwicklung eines Intranets und einer Wissensmanagementplattform, die als „Webkiosk“ bekannt wurde. Dieses System beinhaltete:
- Bereitstellung einer großen Masse an Dokumenten und Schulungsvideos: Alle relevanten Materialien wurden zentral auf dem Webkiosk hochgeladen und waren für alle Mitarbeiter zugänglich.
- Sortierung nach Kategorien und gute Auffindbarkeit mit Tags und Suchfunktion: Um die Nutzung zu vereinfachen, wurden Inhalte klar kategorisiert und mit einem durchdachten Tagging-System versehen. Eine leistungsstarke Suchfunktion ermöglichte schnelles Auffinden relevanter Inhalte.
- App mit Pushfunktion für aktuelle Unternehmensnews: Durch eine speziell entwickelte App wurden Mitarbeiter stets über die neuesten Entwicklungen und Inhalte informiert, was die interne Kommunikation erheblich verbesserte.
- Mobiler Zugriff auf Inhalte: Die Plattform war nicht nur auf Desktop-Computern, sondern auch über eine Web- oder App-Lösung auf mobilen Geräten zugänglich, was den Zugriff außerhalb des Firmennetzes ermöglichte.
- Automatische Nutzerregistrierung via Anmeldung über MS Teams: Die Integration mit MS Teams vereinfachte den Registrierungsprozess erheblich und förderte die Akzeptanz unter den Mitarbeitern.
- Kommunikation von Inhalten auch in Bewegtbild möglich: Die Plattform ermöglichte die Kommunikation wichtiger Informationen nicht nur in Textform, sondern auch über Video, was besonders für die Darstellung komplexer Prozesse vorteilhaft war.
Ergebnis
Durch die Einführung des Webkiosks konnte die i-unit group ihre interne Kommunikation und Wissensverteilung signifikant verbessern. Die Auffindbarkeit von Informationen wurde erhöht, der Zeitaufwand für das Onboarding neuer Mitarbeiter reduziert und der Know-How Verlust minimiert. Insgesamt führte die Lösung zu einer gesteigerten Mitarbeiterzufriedenheit und einer effizienteren Arbeitsweise über alle Standorte hinweg.
